🤖 #2 Pojďme spolu automatizovat

⏱ Máš na přečtení 1 minutu?

Baví tě ručně přepisovat jméno, příjmení, adresu a ostatní data z PDF formuláře do Excelu? Nás taky ne, a proto jsme se rozhodli popsat, proč je pro firmy a jednotlivce výhodné prozkoumat divoké vody procesních automatizací. A neboj, neutopíš se. Automatizace procesů ti zjednoduší práci a má za úkol tě zbavit nudných opakujících činností, aby ses mohl/a věnovat té zábavnější části svojí pracovní náplně.

🫖 Máš více času?

Když jsem se nedávno bavil se známou o automatizaci procesů a vysvětloval jsem jí všechny ty výhody, všiml jsem si, že pokyvuje, ale vlastně úplně nerozumí, o čem mluvím, k čemu by jí to bylo a co z toho vlastně bude mít. A tak jsem si uvědomil, že jedna z nejsložitějších věcí v tomhle oboru je… 👉 jak ho sakra vysvětlit jednoduše a zajímavě. V tomto díle seriálu 🤖 Pojďme spolu automatizovat to ale zkusím.

Pojďme se nejdříve podívat na to, co v našem kontextu automatizací myslíme. Wikipedie říká:

• Automatizace označuje použití samočinných řídicích systémů k řízení technologických zařízení a procesů.

• Při splnění ideálního předpokladu tzv. komplexní automatizace by teoreticky mohlo dojít až k vyřazení člověka z příslušného výrobního procesu. V praxi se jeví tato možnost jako neuskutečnitelná.

• Moderní pojetí výrobní automatizace staví člověka a automatizační techniku do role partnerů.

První bod nám naprosto přesně popisuje, co automatizace je. Laicky řečeno, jedná se o zjednodušení práce. A kdo by o to neměl zájem, že? Cílem je zjednodušit si práci, abys měl/a více času na věci, které vyžadují lidský aspekt (= to, co nezvládne stroj). Jednoduchou matematikou totiž dojdeme k tomu, že pokud za tebe bude nějaký proces dělat robot a ušetří Ti 5 minut denně, jedná se o 1250 minut ročně. 21 hod za rok je ušetřený čas, jenž můžeš investovat do zlepšení plánování, kreativní činnosti či do vztahů s kolegy (čti: pokecat nad kávou v kuchyňce).

Jak už ti je asi jasné, tady se budeme pohybovat v kontextu automatizace firemních procesů (nikoli zařízení). Ale neboj, nechceme tě nahradit. Jak nám napověděla teta Wikipedie, v realitě neexistuje automatizace, která by se zcela obešla bez lidského zásahu. Automatizované procesy se stejně jako cokoliv jiného musí čas od času analyzovat, upravit či překopat, aby vyhovovaly novému firemnímu statusu quo. Zkrátka primárním cílem je, aby ti automat zjednodušil práci, získal více času a celkově ti zlepšil pracovní život. Ambiciózní? Možná 😎

Pojďme si dát několik jednoduchých příkladů automatizací napříč firemními odděleními:

Sales

• Případ: Nový lead vyplní svoje kontaktní údaje přes webový formulář.

• Postaru: Zodpovědné osobě přijde e-mail s informace o novém leadu. Ta ho musí zpracovat a jednotlivé informace (jméno, příjmení, telefon apod.) přepsat ručně do CRM. Poté si vedle do poznámkového bloku zapíše, že ten lead bude zítra kontaktovat.

• Nově: Informace z webového formuláře se samy propíší do CRM (vynecháme tedy krok s e-mailem). A na základě toho se automaticky vytvoří úkol na zítra např. v úkolníčkové aplikaci Asana, aby daného leada náš kolega kontaktoval. Upozornění se mu zobrazí samo, nemusí nikde nic přepisovat. Stačí se jen pečlivě připravit na daný telefonát 📞.

HR

• Případ: Nabíráme nového zaměstnance a chceme od něj údaje nutné k vytvoření pracovní smlouvy.

• Postaru: Kandidátovi pošleme e-mail s jednotlivými položkami, které od něho potřebujeme. Až nám je zašle, ve Wordu upravíme šablonu naší pracovní smlouvy dle zaslaných informací. Nově vytvořenou smlouvu zašleme kandidátovi opět emailem.

• Nově: Kandidátovi zašleme odkaz na online dotazník s připravenými položkami, které následně sám vyplní. Až hotový dotazník odešle, uloží se data do databáze a přijde nám oznámení. Data jako jméno, příjmení, datum nástupu apod. se automaticky zpracují do Word šablony a vytvoří se nám draft e-mailu (s upravenou smlouvou v příloze). Ty jen zkontroluješ, že informace jsou ve smlouvě správně a předpřipravený e-mail odešleš.

Marketing

• Případ: Chceme být aktivní na sociálních sítích, a proto pokaždé, když naši firmu někdo označí na Twitteru, Facebooku či LinkedInu, chceme tento příspěvek “lajknout”.

• Postaru: Správkyně našich sociálních sítí několikrát denně monitoruje všechny tři sítě. Možná jí i chodí notifikace na telefon. V momentě, kdy zjistí, že naši firmu někdo zmínil, přihlásí se na firemní účet a příspěvek lajkne.

• Nově: Robot 24/7 monitoruje všechny tři sítě a v momentě, kdy někdo zmíní naši firmu, automaticky daný příspěvek lajkne v řádu vteřin. Může se tak stát i ve 2 ráno, robot totiž nespí.

Věřím, že teď už je automatizace procesů pro většinu z vás srozumitelnější a snad si ji dokážete lépe představit. Řekněme tedy, že chceš ve firmě nějaký proces zlepšit. No jo, ale jak poznáš, čím je vhodné začít? A jak vlastně začít?

O tom zase příště a teď vypněte nás prosím, ať nebolí vás hlova✌️

#WeAreMakers #AutomatizovatNelzeVse