Lukáš Baier
22. 3. 2023
Dost bylo teorie, přichází praxe! Dnes se podíváme na první příklad a to automatizaci HR onboarding procesu.
⏱ Máš na přečtení 1 minutu?
Všichni máme tu HR kolegyni (či kolegu), která je zavalená převážně administrativní prací, jelikož má na starost vše od pohovorů, přes přípravy smlouvy až po psychickou podporu svých kolegů. Pokud je to podobně i v tvojí firmě, tak zbystři a pokud jsi právě ty ta osoba, tak si vypni notifikace, nasaď sluchátka a mrkni na tenhle článek právě teď 👀
Dnes bude řeč hlavně o onboardingu. Ruční přepisování dat o kandidátovi do smlouvy je otrava a ať se přihlásí každý/á, kterou to baví (ne, vážně, napiš nám, jestli tě to upřímně baví 😄 ). Pokud použijeme online formulář pro sběr dat o kandidátovi, tak jeho výstupy můžeme využít rovnou pro přípravu smlouvy. A to prakticky bez tvého zásahu. Využijeme k tomu opět platformu Make, která propojí Google Forms a Google Docs. Pokud v tvojí firmě nepoužíváte tyto nástroje, dosaď si ty, jež znáte a výsledek by měl být velmi podobný či totožný.
🫖 Máš více času?
Tento díl se bude výhradně zabývat oblastí HR, která je jedna z těch páteřních v každé firmě a zároveň tou, které se často věnuje málo času, peněz a inovativních nápadů. V malých organizacích zastává roli HR jeden člověk či dokonce půlčlověk. Pokud jsi to právě ty, tak se nelekej. Nemyslím tím, že bys byl/a méněcenný/á, ale spíš, že máš na starost třeba i marketing či office management. Ve středních a větších firmách už dochází ke specializaci a rozdělení rolí na HR Business Partnery, náboráře či mzdové specialisty. Avšak jsem si jist, že, ať jsi v jedné či druhé skupině, máš práce až nad hlavu. Pokud tě tedy zajímá, jak si trochu té práce ubrat (nikoli ale tím, že ji přestaneš dělat), tak je tenhle článek pro tebe jak dělaný. Sice jsme nenašli zázračný lék na všechny HR bolístky, ale přeci jen umíme část administrativních procesů zrychlit a zjednodušit. A v tomhle článku se zaměříme na jeden konkrétní onboarding tip. Je sice dlouhý, ale za to v něm je dost obrázků ✌️
K tématu mě přiměla nedávná zkušenost mojí přítelkyně, jež absolvovala několik přijímacích pohovorů. Některé byly zábavné, jiné zase úspěšné a tak po několika týdnech došlo k podpisu smlouvy. Dostala tedy do rukou nebo spíše do e-mailu odkaz na Google Forms (formulář), kam měla vyplnit svoje osobní údaje jako jméno, příjmení, rodné číslo, číslo bankovního účtu apod. Jasně, bezpečnostní experti namítnou, že je to zcela nezodpovědné a údaje mohou být potenciálním útočníkem zcizeny. Avšak já se v tomto článku nechci zaměřit na téma ochrany dat, nýbrž chci ocenit míru inovace a vývoje, s jakou se nábor nových kolegů posunul.
V dřevních dobách (rok 2017), když jsem se ucházel o pracovní pozici v Německu v jednom korporátu, musel jsem se osobně dostavit do kanceláře, kde mě milá, byť místy trochu znuděná, paní provedla během nekonečných 2 hodin asi 15 dokumenty. Ano, všechny jsem je měl podepsat. A ano, všude jsem musel ručně vypisovat svoje osobní údaje. Jasně, bylo to před téměř 6 lety, a navíc v ráji byrokracie – Německu, ale i tak jsem rád, že jsme se od té doby posunuli do digitálního prostředí. A jak by to šlo udělat lépe? I v Německu? To je předmětem dnešního dílu.
Nástroj Make (dříve Integromat) je jednou z hlavních integračních a automatizačních platforem na trhu. Jo, zní to trochu složitě, ale de facto to znamená, že tenhle nástroj ti propojí několik aplikací mezi sebou (více jsme se tomu věnovali v jiném článku). Když se vrátím k dříve zmíněnému příkladu s Google Forms, tak data, která nám uchazeč o práci zaslal, můžeme použít jinde. Například je můžeme automaticky vložit do připravené šablony pracovní smlouvy, můžeme jeho/její jméno a příjmení využít v oznámení na Slacku anebo necháme automaticky vytvořit úkol pro IT oddělení, aby připravilo přihlašovací údaje a hardware pro daného kandidáta či kandidátku.
Ještě předtím, než se pustím do samotné ukázky, tak tě možná napadne, k čemu to vlastně je? “Strávila jsem přece měsíce laděním současného procesu a vyladila ho do dokonalosti a nějaká automatizace ho zas tak nevylepší.” namítáš. “A když jo, tak mi ušetří 5 minut denně…fakt super” (ironický tón 🙃 ). Jasně, máš do jisté míry pravdu, ale vždy záleží na okolnostech.
Prvním příkladem může být právě ruční přepis dat o uchazeči z jednoho systému (formulář nebo email) do druhého (pracovní smlouva). Může se stát, že sis ráno dala málo kávy a sem tam se upíšeš a namísto příjmení Baier je ve smlouvě Bojler (ano, stalo se). Nebo jsi ve spěchu kvůli blížícímu se meetingu a chceš mít tu otravnou administrativu co nejrychleji z krku. Jsme lidi a jednoduše sem tam chybujeme. No a robot ti pomůže snížit chybovost na minimum.
Dalším příkladem může být ladění termínu podpisu smlouvy a nástupu, který se ale smutnou náhodou překrývá s tvojí dovolenou. Samozřejmě můžeš předat všechny úkoly tvému kolegovi či kolegyni, ti ale mají spoustu své práce a nemají veškeré detaily. A tak zase můžeš využít pomoc robota, který automaticky vytvoří úkoly např. pro IT oddělení, aby připravilo potřebný hardware a přihlašovací údaje a sám bude upomínkovat dotyčný tým, dokud nebude daný úkol označený jako splněný. Tvoje kolegyně může tedy s klidem pracovat na svých věcech a sem tam pohlídat ty tvoje.
Tak a teď už ke zmiňovanému příkladu. Vybral jsem v rámci onboardingového procesu ten, který se pravidelně opakuje u každého nástupu. Budeme pracovat s formulářem v Google Forms a vzorem pracovní smlouvy v Google Docs. Pokud v tvojí firmě nepoužíváte tyto nástroje, dosaďte si ty, jež znáte a výsledek by měl být velmi podobný či totožný.
Jsme tedy ve fázi, kdy jsme se s kandidátem dohodli na podmínkách kontraktu a na všech detailech a přistupujeme k podpisu smlouvy. Necháme ho/ji vyplnit formulář (Google Forms) obsahující nutné informace, jež následně použijeme ve smlouvě.
Zároveň máme k dispozici vzor smlouvy, do kterého vkládáme detaily u uchazeči. Vybral jsem tu hlavní část smlouvy, kde se ručně vyplňuje nejvíce informací a je zde největší prostor pro chybu.
Ve smlouvě nám chybí doplnit Jméno, Příjmení, Datum narození, Bydliště, Bankovní účet a Datum nástupu. Všechny tyto informace máme však v Google Forms a tak už jen zbývá tyto dva systémy propojit. Na to nám poslouží platforma Make.
Všechny informace z Google Forms se nám totiž automaticky ukládají do Google Sheets a odtud je můžeme vzít a poslat do vzoru smlouvy.
Teď přijde na řadu techničtější pasáž. Nebudu zacházet do úplného detailu, jak mezi sebou oba moduly propojit, ale pokud tě to zajímá, určitě nám napiš 😎.
V Make budeme pracovat s dvěma moduly - Google Forms - Watch Responses a Google Docs - Replace a Text in a Document. Ten první nám slouží k hlídání nových odpovědí ve formuláři. Vždy, když dostaneme novou odpověď, tak ji Make automaticky zpracuje. Není tedy třeba nikde nic hlídat či někde klikat. Druhý zmíněný má za úkol nahradit jednotlivé části textu za jiné. Zde se tedy děje veškeré kouzlo.
Make proskenuje celý dokument a nahradí veškeré části textu, je tedy důležité mít dané položky označeny unikátně. Já tedy použil “DoplnitJménoPříjmení” pro vložení jména a příjmení z dotazníku a “DoplnitBydliště” pro vložení adresy z dotazníku (ano, tu jsem zapomněl do reálného dotazníku vložit jako jednu z otázek a stydím se 😄 ). Pokud bych však použil například jen “Jméno”, Make by nahradil veškerý text “Jméno” něčím jiným. Tudíž by i změnil položku “Jméno a příjmení”.
Jakmile tedy identifikujeme všechny položky, které chceme nahradit, tak je namapujeme v druhém modulu. Tedy, “DoplnitJménoPříjmení” ve smlouvě bude nahrazeno položkami “Jméno” a “Příjmení” z Google Forms. Stejně postupujeme i u dalších položek. Tedy u těch, které sbíráme v dotazníku. Pro jistotu uvedu, že informace, které nemáme v Google Forms nemůžeme vložit do vzoru pracovní smlouvy. Pokud se kandidáta nezeptám ve formuláři na bydliště, nemůžu jej tedy nijak vložit do jiného dokumentu.
Výsledek vypadá následovně. Detaily o kandidátovi se automaticky vložily do vzoru smlouvy a ty jsi pro to nemusela hnout ani prstem ✌️
No není to lambáda? Za mě rozhodně ano! Navíc tento příklad se dá třeba doplnit automatickým vytvořením draftu e-mailu. Nejenže se tedy data vloží samy do dokumentu, ale ještě se ti připraví e-mail, kde adresátem bude daný kandidát a ty jen zkontroluješ, zda jsou všechny informace správné a poté stiskneš tlačítko Odeslat.
Původně jsem chtěl v tomto článku popsat i to, jak pracovat s výše sesbíranými informacemi po podpisu smlouvy. Například můžeme automaticky vytvořit oznámení ve Slacku, že náš nový kolega je již na cestě či můžeme vytvořit úkoly pro jednotlivé týmy, aby pro nováčka přichystaly vše podstatné. Ale to by ten článek nikdo kvůli jeho délce nečetl. 😄 Tak máš aspoň důvod se těšit na další díl...