V minulých dvou týdnech jsme ti přinesli nápady na aplikace, které můžeš sám nebo s tvým týmem nasadit pro řízení projektů. Pokud ti články utekly, tak je nalezneš tady a tady, jak by řekli youtubeři. 😎 A co by to bylo za představení aplikací, kdybychom si neřekli i jejich silné a slabé stránky a navzájem je neporovnali. Tak pojďme se do nich pustit! 💪
Co ti jednotlivé aplikace mohou nabídnout a pro koho jsou určené? Tak přesně na to se ti pokusíme opovědět.
Začneme hned tím, že všechny aplikace, o kterých se bavíme mají REST API, které ti pomůže v automatizaci tvých procesů a zároveň všechny mají i své moduly v Make (dříve Integromat). A nesmíme samozřejmě ani zapomenout, že všechny aplikace mají své webové i mobilní aplikace a část z nich i aplikace pro desktop. 🖥️ Zároveň až na Basecamp mají všechny aplikace základní free verzi.
Dobrá zpráva je, že všechny aplikace můžeš využít jako freelencer, i s týmem svých kolegů. Placené tarify jsou takřka vždy za uživatele, kdy ale například Monday nabízí verzi zdarma pro dva uživatele a placenou lze získat až od tří uživatelů. Naopak Freelo po tobě bude chtít jen jednu platbu za neomezený počet uživatelů v případě dvou prvních tarifů, nebo jej můžeš vyzkoušet ve free verzi.
Všechny zmíněné nástroje ti pomohou uspořádat tvé projekty, úkoly a případně řídit tým. Důležité ale je si říci, co od takového nástroje očekáváš. Pokud hledáš robustní řešení, které ti ale poskytne intuitivní a uživatelsky přívětivé rozhraní, pak si zvol Asanu. Získáš tím aplikaci pro organizaci týmových úkolů, nativní integrace se spoustou nástrojů. Nevýhodou však může být, že některé funkce jsou k dispozici pouze v placené verzi, což může být pro menší týmy značnou nevýhodou. Zároveň je Asana poměrně náročná na přizpůsobení a zvládnutí všech funkcí může být pro některé uživatele složité.
Oproti tomu Basecamp ti projekty uspořádá do jednotlivých složek, uvnitř kterých můžeš mít další složky určené např. pro To-Do listy, Soubory, diskuze a mnoho dalších modulů. Nabízí ti také synchronizaci s tvým kalendářem a úkoly napříč platformami. Do jisté míry je ale Basecamp limitován omezeným počtem funkcionalit, které musíš případně nahradit jinými aplikacemi.
Pokud bys rád ale jiný typ aplikace , můžeš pak využít například Freelo, to ti nabídne jednak řízení a sledování vývoje projektu, ale také trackování času nebo hlídání rozpočtu, pokud to projekt vyžaduje. A tím, že Freelo v prvních dvou tarifech nabízí neomezený počet uživatelů, jedná se o cenově nejvýhodnější řešení pro týmy. A na své si ve Freelo přijdou i milovníci kanbanu nebo mind map.
Pokud by ti Freelo nevyhovovalo a 💛 kanban, sáhni po Trello. Je to skvělý nástroj, kdy si jednotlivé projekty můžeš organizovat do jednotlivých nástěnek a následně v nich tvořit sloupce s kartami. Trello má však omezené možnosti pokročilého plánování a správy projektů, což může být pro některé týmy nevýhodou. Také nenabízí výkonné analytické nástroje a reporting, což může být pro větší organizace problematické.
V případě, že by ti ale výše zmíněné nestačily, tak můžeš zkusit ClickUp nebo Monday. Oboje nabízí širokou škálu funkcí pro organizaci projektů a týmových úkolů. Mezi jeho výhody patří možnost vytvářet projekty a úkoly, plánování času, správa souborů, komunikace s týmem a mnoho dalšího. Obojí jsou ale vcelku příliš komplexní řešení, které vyžadují počáteční časovou investici na zorientování se a přizpůsobení si aplikace.
Do jisté míry poslední dvě aplikace tvoří každá svoji vlastní kategorii v projekt managementu. Podio nabízí vysokou flexibilitu při tvorbě vlastních aplikací a usnadňuje spolupráci v týmu a umožňuje jednoduše sdílet informace, dokumenty a úkoly. Jeho slabinou je však složitost a náročnost na naučení, a to především pro nové uživatele. Podio dále také disponuje omezeným množstvím úložiště pro dokumenty a soubory, což může být také pro některé týmy nevyhovující.
A čím jiným ukončit naše srovnání než všestrannou aplikací Notion, která ti nabídne možnosti organizace projektů, úkolů a dokumentů. Mezi její výhody patří snadné přizpůsobení uživatelského rozhraní. I Notion má ale slabiny, i přestože je značně intuitivní, tak má pár náročnějších funkcí, které mohou být pro nové uživatele složitější. Ale jakmile Notion věnuješ chvilku svého času, tak tě uchvátí a menší projekty v něm naprosto v pořádku odvedete.
Tak jakou aplikaci si pro projektový management vybereš ty? Naše doporučení zní takto, záleží na tom, jaký typ týmu a projektů máš a co od platformy pro organizaci úkolů očekáváš, SaaS nikdy nebude dokonalý, ale snaží se pokrývat potřeby většiny svých zákazníků.